Por: Worklab.

Una cosa que hemos aprendido sobre la IA en el trabajo: si quieres ver una verdadera transformación empresarial, necesitas conseguir que una masa crítica de tu organización utilice la tecnología todos los días. Y eso significa alentar a docenas, cientos, miles de personas a desarrollar hábitos nuevos, lo que puede ser un proceso de inicio y parada. «Claro, siempre tendrás usuarios pioneros», dice Jared Spataro, vicepresidente corporativo de AI at Work de Microsoft. «Pero no son suficientes para impulsar la adopción generalizada».  

En Microsoft, hemos probado estrategias de adopción de IA a nivel interno durante 18 meses, para ampliar nuestro enfoque más allá de los primeros usuarios para despertar el hábito de la IA en todos los equipos y funciones. En el proceso, hemos descubierto algunos aceleradores de la adopción: tácticas como concursos, bibliotecas de avisos e incluso semanas de aprendizaje dedicadas que son en especial efectivas para impulsar el uso.

Compartir los momentos en los que surge una idea

Para empezar, nuestro equipo de Asuntos Corporativos, Externos y Legales (CELA, por sus siglas en inglés) lanzó un programa llamado «Qué gran idea» para solicitar y compartir consejos de los empleados para maximizar las capacidades de la IA. Recibieron más de 250 ideas que prometían ayudar al equipo a mejorar los servicios de asesoramiento, simplificar sus transacciones, crear eficiencias en el trabajo regulatorio, fortalecer el cumplimiento y más. 

Al final, el equipo mostró a los primeros usuarios y a otros que trabajan en proyectos de IA en una cumbre legal mundial en octubre pasado. Ahora albergan una biblioteca de prompts de Copilot, y los casos de uso de IA y los consejos del mes se destacan en boletines y videos compartidos con todo el equipo. «Se trata de fomentar esos momentos de iluminación que ayudan a los colegas a darse cuenta de que la IA es en verdad transformadora», dice Lydia Petrakis, consejera general adjunta de Microsoft, estratega digital. «A medida que las personas comienzan a experimentar los beneficios tangibles de la IA, surge esta chispa orgánica para seguir con la experimentación y compartir los conocimientos compartiendo. Las pequeñas victorias se acumulan con el tiempo, lo que crea energía y un impulso de volante. Es emocionante formar parte de proyectos ambiciosos como aprovechar la IA para responder de manera más eficiente a las solicitudes de información, ampliar nuestros esfuerzos pro bono y optimizar los compromisos con abogados externos».

Los esfuerzos han comenzado a dar sus frutos: después de que CELA organizara una serie de dos meses de desarrollo de habilidades en Microsoft 365 Copilot, el equipo registró un aumento de casi el 50 por ciento en el uso activo mensual de algunas aplicaciones de Microsoft 365. «Sabíamos que era importante crear tiempo y espacio para que las personas desarrollaran sus habilidades y experimentaran», dice Petrakis. «Si enmarcas el aprendizaje y la exploración como un logro, e incorporas esos principios en tu cultura, la gente se involucra y quiere ser parte del cambio».

Que comiencen los juegos

Como descubrió nuestro equipo de ventas, si quieren que la gente experimente más con Copilot, deben hacerlo divertido. «Todos tenemos suficientes reuniones serias, por lo que queríamos traer algo de alegría al uso de la IA en el día a día», dice Susan Neece Robien, directora senior de habilitación digital de Microsoft. Se les ocurrió una serie de actividades centradas en Copilot diseñadas para gamificar el aprendizaje de la IA: el equipo de ventas de campo podía ganar un botín por su participación en búsquedas del tesoro virtuales, juegos de preguntas y bingo, y desafíos de velocidad.  

Desde entonces, el equipo de ventas ha realizado un seguimiento de tres mediciones de usuarios activos (mensual, semanal y diaria) y ha visto que la adopción de Copilot se produce por etapas. «Hemos visto aumentos en el uso activo mensual y semanal, y eso indica conciencia y luego adopción regular», dice Neece Robien. «Pero lo que es en verdad alentador es un aumento del 31.7 por ciento en el uso activo diario, lo que marca un cambio de mentalidad. Esa es la verdadera medición transformadora: cuando las personas usan Copilot día tras día tras día».

Ahora, Neece Robien trabaja en los próximos desafíos globales de Copilot para este año fiscal. «Hemos comenzado a planear algunos ajustes emocionantes para la próxima versión», dice. «Es una forma de mantener un nivel más profundo de aprendizaje durante todo el año a medida que sale la nueva funcionalidad de Copilot».

Reunir al equipo

El aprendizaje se mantiene cuando los equipos pasan tiempo juntos, de manera ideal si es en persona, dice Jamie Reimche, director de participación comunitaria de Microsoft. Ayuda al servicio de atención al cliente y soporte (CSS, por sus siglas en inglés) a impulsar el lanzamiento de Copilot con eventos inmersivos y localizados llamados Spark Weeks, donde los equipos se reúnen para compartir «fragmentos de aprendizaje rápidos». Este enfoque prioriza los aportes de la comunidad, lo que a menudo puede resultar en una aceptación organizacional más amplia que las directivas de arriba hacia abajo.

Compuestos por grupos focales, sesiones prácticas dirigidas por pares y eventos de concientización guiados por gerentes, estos compromisos cara a cara aceleran la implementación. Los participantes también dicen que se sienten escuchados, dice Reimche: «Al alentar a los equipos a usar Copilot de manera que se adapte a sus tareas, ubicaciones y configuraciones organizativas específicas, el programa garantiza que todos permanezcan involucrados y motivados».

Estas reuniones también son excelentes constructores de comunidad. En Japón, los traductores en vivo y los materiales en japonés permitieron a los miembros del equipo de CSS participar y proporcionar comentarios sinceros, lo que ayudó a mejorar Copilot para todos. «De manera increíble, el 95 por ciento de nuestro sitio CSS en Japón acudió a este evento, porque la gente se sintió cómoda para compartir lo que funciona y lo que no», dice Reimche.  

Hasta ahora, el grupo ha organizado 10 eventos y 2.730 asistentes, desde Bangalore, India hasta Fargo, Dakota del Norte. CSS vio, en promedio, un aumento del 8 por ciento en el uso de la función «Draft an Email» de Copilot a raíz de la Spark Week; en un sitio, ese aumento fue del 14 por ciento.  

La adopción de un sistema de IA como Copilot no es algo que se haga de una sola vez, sino que se trata de crear una cultura en la que el aprendizaje y la innovación se celebren todos los días. Hemos visto cómo las estrategias correctas pueden convertir la curiosidad en acción. Ya sea a través de competiciones amistosas, eventos prácticos o al destacar grandes ideas, los acelerantes adecuados pueden ayudar a que la adopción de la IA despegue.

Aceleren la adopción de Copilot para su organización con recursos de nuestro equipo de ventas y Microsoft Digital. ¡Y queremos saber de ustedes! ¿Qué esfuerzos de adopción han funcionado bien en su organización? Escríbanos a WorkLab.