Por: Ashvini Sharma, director asociado de gestión de producto, Copilot Studio.

Presentamos nuevas capacidades en Microsoft Copilot Studio que les ayudan a automatizar sus procesos empresariales a través de combinar agentes de IA y flujos de trabajo. Agentes y flujos de trabajo ya existen en Copilot Studio como dos capacidades complementarias con fortalezas únicas. Los agentes aportan razonamiento y adaptabilidad; los flujos de trabajo aportan estructura y consistencia.

Crear agentes y flujos de trabajo en Copilot Studio

Entonces, ¿cómo saber cuándo usar agentes y cuándo flujos de trabajo?

Ya no es una decisión de una cosa o una cosa otra. Aquí tienen cómo usar agentes y flujos de trabajo juntos para combinar fortalezas y reducir riesgos.

¿Qué son los agentes y los flujos de trabajo?

Los agentes son soluciones de IA flexibles que dependen de modelos fundamentales para actuar, compartir conocimientos y gestionar tareas. Son poderosos justo porque son flexibles. Pueden interpretar entradas no estructuradas, razonar sobre el contexto y tomar decisiones más allá de la lógica fija.

Sin embargo, las organizaciones a menudo necesitan saber que las partes repetitivas de sus procesos se comportarán de manera consistente cada vez que se ejecutan. La autonomía pura del agente no siempre cumple con ese requisito en producción.

Los flujos de trabajo, en cambio, son automatizaciones potentes que impulsan la ejecución de procesos con consistencia y rapidez. Están diseñados para ofrecer la fiabilidad que muchos procesos empresariales requieren.

Al mismo tiempo, la automatización rígida basada en reglas tiene su propio techo. Es casi imposible anticipar todos los posibles formatos de entrada, casos límite y contextos de toma de decisiones al construir un conjunto de reglas de flujo de trabajo. Por tanto, cuando la automatización del flujo de trabajo se encuentra con algo inesperado, no puede avanzar.

Dos patrones para la automatización de escalado con IA

Aunque tanto los agentes como los flujos de trabajo tienen sus puntos fuertes, vemos que los clientes obtienen el mayor valor en Copilot Studio al combinar ambos. En la práctica, hemos observado que surgen dos patrones en la forma en que los clientes aplican Copilot Studio, y ofrecemos mejoras en los productos para fortalecerlos y apoyarlos.

Flujos de trabajo que utilizan agentes

El primer patrón son los flujos de trabajo que llaman a agentes. En estos casos, el flujo de trabajo proporciona la estructura para el proceso empresarial: los pasos definidos, la lógica de ramificación, las transferencias y una pista de auditoría. Mientras tanto, el agente se encarga de las partes del proceso que requieren juicio. Esto puede incluir interpretar un documento, sintetizar información de múltiples fuentes o decidir cómo enrutar una excepción.

Una vez que el agente completa su trabajo, el control vuelve al flujo de trabajo y la ejecución continúa de manera predecible.

Para facilitar la adición de agentes a los flujos de trabajo en Copilot Studio, presentamos nodos agentes: la capacidad de que los flujos de trabajo en Copilot Studio llamen de manera directa a un agente dentro de un flujo de trabajo. Pueden construir una automatización determinista y fiable, y en el momento exacto en que necesitan razonamiento de IA, el flujo tan solo lo pasa a un agente.

Configurar un nodo agente dentro de un flujo de trabajo es sencillo:

1. Creen un paso de flujo de trabajo llamado «Añadir un agente».
2. Seleccionen cualquier agente de Copilot Studio que quieran incluir en el flujo de trabajo.
3. Proporcionen las instrucciones o la tarea que el agente debe cumplir, e incluyan la opción de contactar con una persona designada si se necesita una aclaración específica.
4. Añadan el resto de los pasos del flujo de trabajo.

Cuando ejecutan el flujo de trabajo, el agente hará su trabajo en la etapa adecuada y luego el resto del flujo continuará de manera automática.

Cuándo usar agentes dentro de los flujos de trabajo

Usar nodos de agente para incluir agentes en sus flujos de trabajo desbloquea escenarios que la automatización rígida por sí sola no puede manejar. Algunos usos potenciales incluyen los siguientes:

• Un flujo de trabajo de compras que dirige a un agente para evaluar las propuestas de proveedores en relación con las políticas de la empresa.
• Un flujo de trabajo de incorporación de RRHH que personaliza los materiales de bienvenida según el rol y el departamento.
• Un proceso de atención al cliente que escale casos complejos a un agente de IA para recomendaciones de resolución.

En general, dondequiera que su flujo de trabajo tome una decisión que no pueda capturarse con lógica simple de si-entonces —donde necesita usar el razonamiento sobre el contexto, orquestar herramientas o extraer conocimiento de múltiples fuentes— un nodo agente puede ayudar a cerrar la brecha y hacer su flujo de trabajo más efectivo. Esta capacidad está disponible ahora en todas las regiones.

Aprendan a añadir un nodo agente a un flujo de trabajo

Agentes que utilizan flujos de trabajo

El segundo patrón es por igual importante: agentes que utilizan flujos de trabajo como herramientas. Cuando un agente trabaja en una tarea compleja, no necesita redescubrir cómo actuar cada vez. En su lugar, puede llamar a un flujo de trabajo fiable y probado para ejecutar un subproceso bien definido—y luego usar el resultado para continuar su razonamiento y respuesta.

Esta capacidad ayuda a los agentes a construir sobre la infraestructura de procesos existente en lugar de reinventarla. Además, ayuda a dar a las organizaciones más confianza en que las partes de alta frecuencia o de alto riesgo pueden funcionar con la coherencia y los controles que la organización requiere.

Hay dos formas de añadir flujos de trabajo a un agente:

1. Utilicen lenguaje natural para construir un flujo de trabajo directo dentro de Copilot Studio e incluyan ese nuevo flujo de trabajo en un agente.
2. De manera alternativa, desde dentro del agente, pueden acceder a su biblioteca de flujos de trabajo preexistentes y añadirlos como herramientas. Luego, proporcionen instrucciones explícitas a su agente sobre cuándo usar el flujo de trabajo.

Eso es todo: el orquestador de su agente seleccionará los flujos de trabajo adecuados en el momento adecuado cuando sea necesario para completar su trabajo.

Cuándo usar flujos de trabajo dentro de los agentes

Añadir flujos de trabajo dentro de sus agentes ayuda a dar estructura y coherencia a interacciones que aún requieren flexibilidad. Algunos usos potenciales incluyen los siguientes:

• Un agente de ventas recopila los detalles correctos del producto y el nivel de precios para una oferta, luego llama a un flujo de trabajo para generar el presupuesto, aplicar las reglas de descuento y encaminarlo para su aprobación.
• Un agente de atención al cliente determina que un reembolso está justificado, luego llama a un flujo de trabajo para validarlo conforme a las normas del negocio, procesar la reversión del pago y enviar la confirmación.
• Un agente de compras evalúa qué proveedor y qué condiciones se aplican a una solicitud, luego llama a un flujo de trabajo para crear la orden de compra en el sistema ERP y la enruta a través de la cadena de aprobación.

Por lo general, en cualquier lugar donde su agente necesite ejecutar un proceso repetible de manera fiable —al hacer cumplir las normas de negocio, coordinar sistemas o asegurándose de que se completen los pasos clave—, un flujo de trabajo puede ayudar a fundamentar sus acciones y hacer que los resultados sean más consistentes.

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Empiecen a usar agentes y flujos de trabajo juntos

Juntas, estas dos maneras de combinar agentes y flujos de trabajo les ofrecen flexibilidad para crear automatizaciones que funcionen mejor para sus necesidades reales. Los agentes gestionan la ambigüedad cuando los flujos de trabajo se vuelven frágiles; los flujos de trabajo imponen la estructura donde los agentes pueden derivar.

Al adoptar una combinación de agentes y flujos de trabajo, resulta más fácil para los distintos equipos involucrarse de maneras que mejor se adapten a su forma de trabajar. Los equipos empresariales pueden ampliar y adaptar estas soluciones de automatización sin tener que reconstruir desde cero. Los equipos de cumplimiento pueden auditarlos. Por último, sus equipos de seguridad y gobernanza pueden elegir el equilibrio adecuado entre consistencia y agilidad, en función de lo que requiera cada escenario.

En organizaciones que ya utilizan Copilot Studio para apoyar su trabajo diario, ambos patrones —flujos de trabajo con agentes y agentes que usan flujos de trabajo— aparecen de manera regular:

• Un flujo de trabajo de compras llama a un agente para evaluar contratos con proveedores que llegan en formatos inconsistentes.
• Un agente de atención al cliente, que gestiona una solicitud abierta, llama a un flujo de trabajo para iniciar un reembolso o actualizar un registro de cuenta.
• Un proceso de aprobación invoca a un agente para sintetizar el contexto antes de enviarlo a un responsable de la toma de decisiones—y, por separado, ese mismo agente llama a un flujo de trabajo para enviar notificaciones, registrar resultados o iniciar pasos posteriores.

Estos escenarios muestran cómo la automatización y la inteligencia pueden reforzarse de manera mutua, al combinar estructura y flexibilidad para ofrecer resultados más adaptables y fiables.

Prueben estas capacidades en Microsoft Copilot Studio hoy mismo.